Términos de servicio

1. Quiénes somos y qué contrata

Waira Fact es una plataforma de software como servicio (SaaS) operada por Waira Solutions, con domicilio en Popayán y Mocoa, Colombia. Ofrece gestión empresarial para negocios y contadores: punto de venta, inventario, compras, contabilidad y facturación electrónica.

Al crear una cuenta o usar la plataforma usted acepta estos Términos. La aceptación por medios electrónicos (clic, registro o uso continuado) tiene plena validez como mensaje de datos según la Ley 527 de 1999, que reconoce efectos jurídicos a los contratos formados por medios electrónicos.

2. Licencia de uso, no venta

Waira Solutions le otorga una licencia limitada, revocable, no exclusiva e intransferible para usar Waira Fact durante la vigencia de su plan. El software, la marca, los diseños y la documentación siguen siendo de nuestra propiedad, protegidos por la Ley 23 de 1982 y la Decisión Andina 351 de 1993 sobre derechos de autor.

No puede copiar, modificar, descompilar, revender ni sublicenciar la plataforma, ni usarla para desarrollar un producto competidor. Tampoco puede eludir sus controles de acceso, roles o límites de su plan.

3. Su cuenta, sus empresas y sus usuarios

Usted es responsable de la veracidad de la información que registra (datos de su empresa, NIT, clientes, productos, ventas) y de mantener sus credenciales bajo reserva. Todo lo que ocurra con su usuario se presume realizado por usted.

La plataforma es multiempresa: un contador o grupo puede operar varias compañías desde una sola cuenta, con roles y permisos por empresa (propietario, administrador, contador, cajero, consulta). El propietario de cada empresa responde por los usuarios que invita y los permisos que les otorga.

Debe ser mayor de edad o actuar en representación de una empresa, y contar con facultades para contratar a su nombre.

4. Planes, precios e impuestos

Los planes del software se cobran por adelantado (mensual o anual, según el plan elegido) y no tienen permanencia mínima: puede cancelar cuando quiera y el servicio sigue activo hasta el fin del período ya pagado. No hay devoluciones por períodos parciales no usados.

Los precios se expresan en pesos colombianos (COP) y sobre ellos se aplican los impuestos que correspondan según la normatividad vigente.

La mora en el pago nos faculta, previo aviso, a suspender el acceso hasta que se ponga al día. La suspensión no elimina sus datos (ver numeral 12).

5. Facturación electrónica: quién responde de qué

Waira Fact transmite sus documentos a la DIAN a través de Factus, proveedor tecnológico habilitado conforme al artículo 616-4 del Estatuto Tributario y la Resolución DIAN 000165 de 2023. Nosotros no somos proveedor tecnológico ni facturador en su nombre: somos el canal técnico entre su empresa y el proveedor.

Usted mantiene en todo momento la calidad de obligado a facturar o facturador electrónico ante la DIAN. Eso implica: tener el RUT actualizado, estar habilitado como facturador electrónico, contar con su certificado de firma digital vigente y haber superado el set de pruebas cuando corresponda. La DIAN no cobra por documento emitido; los paquetes de documentos cubren el servicio del proveedor tecnológico.

Los documentos se validan previamente ante la DIAN (validación previa, Resolución 000042 de 2020). Un documento solo existe tributariamente cuando la DIAN lo acepta: el estado que muestra la plataforma (aceptado, rechazado, en proceso, error) refleja la respuesta oficial y debe revisar los rechazados.

6. Sus deberes al facturar

Garantiza que las operaciones que factura son reales y que los datos (valores, impuestos, adquirente) son correctos. Está prohibido generar facturas inexistentes, inexactas, simuladas o ficticias, conductas que el artículo 616-4 del Estatuto Tributario sanciona como instrumento de evasión.

Las notas crédito y débito deben referenciar el documento que corrigen. Una venta confirmada no se edita ni se borra: se corrige con nota crédito, y la plataforma conserva el rastro.

Si la DIAN o el proveedor están indisponibles, aplican los mecanismos de contingencia previstos en la normatividad (facturación en contingencia y transmisión posterior). Le avisaremos por los canales disponibles, pero la obligación de facturar sigue siendo suya.

7. Contabilidad e impuestos: el sistema ayuda, usted decide

La plataforma genera asientos de partida doble automáticamente desde sus ventas, compras y pagos, con base en el plan de cuentas y la política contable que configure por empresa. Son una ayuda operativa bajo normas NIIF para PYMES, no asesoría contable ni tributaria.

Usted (o su contador) es responsable de revisar, ajustar y cerrar la contabilidad, y de presentar sus impuestos. Ninguna funcionalidad reemplaza el juicio profesional ni garantiza un resultado fiscal.

8. Uso aceptable y antifraude

No puede usar la plataforma para actividades ilícitas, para facturar operaciones falsas, para lavar activos o financiar el terrorismo, para atacar la infraestructura, ni para vulnerar derechos de terceros o la seguridad de la información (Ley 1273 de 2009).

Podemos suspender de inmediato cuentas involucradas en fraude, facturación simulada o uso que ponga en riesgo la plataforma, a otros clientes o nuestra habilitación operativa, sin perjuicio de reportar a las autoridades cuando la ley lo exija.

9. Disponibilidad, mantenimiento y contingencia

Hacemos esfuerzos razonables para mantener el servicio disponible y aplicamos copias de seguridad periódicas, pero no garantizamos un 100% de tiempo en actividad. Pueden existir ventanas de mantenimiento programado, actualizaciones normativas de la DIAN o caídas de terceros (proveedor tecnológico, nube, conectividad) fuera de nuestro control.

En esos eventos aplicamos nuestro plan de contingencia para restablecer el servicio y, en facturación, los mecanismos de contingencia de la DIAN. El soporte se presta por los canales de contacto publicados, con un canal de peticiones, quejas y reclamos con trazabilidad.

10. Sus datos y sus copias

Sus datos operativos (ventas, inventario, asientos, documentos) son suyos. Los datos de cada empresa están lógicamente aislados de los de otras compañías (arquitectura multiempresa). El tratamiento de datos personales se rige por nuestra Política de Privacidad (Ley 1581 de 2012).

Aunque hacemos respaldos, le recomendamos exportar periódicamente su información (reportes, XML/PDF de sus documentos). Ante una terminación, tendrá un plazo de 30 días calendario para descargar sus datos; luego podremos eliminarlos de nuestros sistemas activos.

Por ley debe conservar sus libros, papeles y soportes contables y tributarios (10 años según el artículo 60 del Código de Comercio para el comerciante y 5 años para la información tributaria según el artículo 632 del Estatuto Tributario). Nuestra conservación no reemplaza la suya.

11. Confidencialidad y credenciales del proveedor

Las credenciales de Factus que configure por empresa se almacenan cifradas y solo se usan para transmitir sus documentos. No las comparta fuera de la plataforma y revóquelas si sospecha un uso indebido.

Ambas partes mantendrán reserva sobre la información confidencial a la que accedan con ocasión del servicio, con las excepciones legales (orden judicial, requerimiento de autoridad competente).

12. Terminación y suspensión

Puede terminar cuando quiera desde su cuenta o escribiéndonos; el servicio continúa hasta el fin del período pagado. Nosotros podemos suspender o terminar por mora no subsanada, por violación de estos Términos o por orden de autoridad.

Al terminar, se bloquea el acceso pero sus documentos ya validados ante la DIAN siguen existiendo tributariamente (la DIAN conserva su propio registro). Aplique el numeral 10 para descargar su información dentro de los 30 días.

13. Límites de responsabilidad

En la máxima medida permitida por la ley colombiana, nuestra responsabilidad total por cualquier reclamo relacionado con el servicio se limita a lo que pagaste en los 12 meses anteriores al hecho. No respondemos por lucro cesante, pérdida de datos que no respaldaste, sanciones de la DIAN por información que registraste mal, ni por fallas de terceros (DIAN, proveedor tecnológico, internet, energía).

Nada de lo anterior limita la responsabilidad por dolo o culpa grave, ni los derechos irrenunciables que le reconoce el Estatuto del Consumidor (Ley 1480 de 2011) cuando actúe como consumidor.

14. Cambios a estos Términos

Podemos actualizar estos Términos por cambios normativos, del proveedor o del producto. Publicaremos la nueva versión con su fecha y, si el cambio es sustancial, le avisaremos en la plataforma o por correo con al menos 15 días de anticipación. El uso continuado después de la vigencia equivale a aceptación (incorporación por remisión, artículo 44 de la Ley 527 de 1999).

Si no está de acuerdo, puede terminar según el numeral 12 antes de la entrada en vigencia.

15. Ley aplicable, jurisdicción y contacto

Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Cualquier controversia se somete a los jueces y tribunales competentes del domicilio de Waira Solutions, sin perjuicio de la competencia de la Superintendencia de Industria y Comercio en los asuntos de su cargo.

Contacto y peticiones: escríbanos a infitechcol308@gmail.com o al WhatsApp +57 322 936 9995 (Popayán · Mocoa, Colombia). Las notificaciones electrónicas a su correo registrado se entienden recibidas al día hábil siguiente de su envío.